1. Ajouter des participants individuellement
Depuis l’étape de gestion des participants de votre campagne :
Sélectionnez l’ajout individuel.
Recherchez les collaborateurs à intégrer.
Sélectionnez les personnes concernées.
Validez l’ajout.
Vérifiez la liste des participants.
Cette méthode est adaptée aux campagnes portant sur une population limitée ou précisément identifiée.
2. Ajouter des participants à partir d’un groupe dynamique
Vous pouvez également sélectionner un groupe d’utilisateurs.
La population du groupe est définie à partir de critères, par exemple :
Un emploi.
Un département.
Un site.
Une autre caractéristique disponible dans les données RH.
Exemple :
Vous souhaitez organiser une campagne destinée à tous les collaborateurs occupant l’emploi « Gestionnaire sinistres ».
En sélectionnant le groupe dynamique correspondant, vous pouvez constituer la population de la campagne sans rechercher chaque collaborateur individuellement.
Les groupes dynamiques permettent de prendre en compte les évolutions de la population selon les règles de mise à jour définies.
Après l’ajout d’un groupe, la liste des participants se rafraîchit automatiquement.
3. Modifier l’évaluateur principal
Pour chaque collaborateur, vous pouvez adapter l’attribution de l’évaluateur principal.
Cette possibilité est notamment utile lorsqu’un collaborateur doit être évalué par une personne différente de son manager habituel.
Vérifiez l’attribution des évaluateurs avant le lancement de la campagne.
4. Ajouter un deuxième évaluateur
Vous pouvez ajouter un second évaluateur lorsqu’un entretien nécessite plusieurs regards. Cela permet d'associer un évaluateur supplémentaire à un même collaborateur. L'évaluateur principal reste désigné.
Exemple :
Un collaborateur a travaillé avec deux managers différents au cours de l’année.
L’ajout d’un deuxième évaluateur permet de tenir compte de cette situation dans le processus d’entretien.
5. Déléguer un entretien
La délégation permet d’adapter la personne chargée de réaliser un entretien lorsque l’évaluateur initialement prévu ne peut pas l’assurer.
Depuis l’interface d’administration, utilisez l’option de délégation disponible pour l’entretien concerné.
Vérifiez ensuite que la nouvelle attribution correspond à l’organisation souhaitée.
⚠️Point à retenir : Autrement dit, le deuxième évaluateur vient en complément, tandis que la délégation correspond à un transfert de responsabilité pour l'entretien concerné.
6. Programmer des rappels automatiques
Les rappels permettent de relancer les participants en fonction de l’avancement de la campagne.
Depuis les paramètres de relance, configurez :
L’objet du message.
Son contenu.
La date d’envoi.
Les destinataires : collaborateurs, évaluateurs ou les deux.
Les conditions de déclenchement.
Vous pouvez cibler les rappels selon le statut et la complétion de l’entretien.
Exemple :
Vous souhaitez relancer uniquement les collaborateurs qui n’ont pas terminé leur préparation.
Configurez le rappel pour cibler les participants concernés, sans envoyer de notification à ceux qui ont déjà terminé.
7. Suivre l’avancement de la campagne
Pendant la campagne, utilisez les informations de suivi pour identifier les participants qui doivent encore effectuer une action.
Les rappels peuvent notamment être ciblés selon :
Le statut : en préparation, en attente ou en entretien.
La complétion : terminé ou non terminé.
Ces conditions peuvent être combinées afin d’affiner les destinataires.
Bonnes pratiques
Avant le lancement :
Contrôlez la population sélectionnée.
Vérifiez les attributions des évaluateurs.
Identifiez les collaborateurs nécessitant un deuxième évaluateur.
Préparez les messages de relance.
Vérifiez les conditions de déclenchement pour éviter les notifications inutiles.
❓ Questions fréquentes
Puis-je ajouter des participants individuellement et par groupe ?
Oui. Les deux méthodes peuvent être utilisées pour constituer la population d’une campagne.
Puis-je ajouter un deuxième évaluateur ?
Oui. Cette possibilité permet de couvrir les situations nécessitant plusieurs évaluateurs.
Puis-je déléguer un entretien ?
Oui. Une fonctionnalité de délégation est disponible depuis l’interface d’administration.
Puis-je relancer uniquement les participants qui n’ont pas terminé ?
Oui. Les conditions de relance permettent de cibler les participants selon leur statut et leur niveau de complétion.
Puis-je personnaliser le contenu des rappels ?
Oui. Vous pouvez configurer l’objet et le contenu des messages de relance.